Algumas orientações que você pode seguir nesse início de ano para organizar os seus e-mails no Gmail, Outlook ou outro servidor. Basta adaptar!
Arquive os e-mails de 2024 (e antes)
Bom, se você não respondeu até agora, eles não são tão urgentes assim. Logo, minha recomendação é criar um marcador Arquivo 2024 e mover todos os e-mails de 2024 da Caixa de Entrada para essa pasta. Você pode usar a busca para ir mais rápido. Se tiver mensagens de outros anos, pode usar a mesma estratégia. A ideia é deixar apenas o que é desse começo de 2025 na caixa de entrada para você verificar.
Use a busca para identificar e apagar o que for lixo
Se você tiver poucos e-mails na Caixa de Entrada, pode fazer isso manualmente. Se tem muitos, use a ferramenta de busca para ir selecionando por palavra-chave o que, para você, parece obviamente lixo. Palavras como “Amazon”, nomes de empresas ou jornais podem ser boas alternativas. A ideia é tirar tudo o que for obviamente lixo da Caixa de Entrada e deixar apenas os e-mails que você precisa verificar. Você pode querer aproveitar para se descadastrar de algumas listas e receber menos spam. Toda essa etapa pode levar um tempo e você pode preferir fazer aos poucos.
Olhe e organize um por um
Agora que as coisas ficam boas!
Clique no e-mail mais recente da sua caixa de entrada e analise.
Demanda algum tipo de ação?
Se NÃO, delete ou arquive. Você pode arquivar na pasta do ano (Arquivo 2025) ou em um marcador com uma palavra-chave (ex: Comprovantes). Não existe certo ou errado, apenas o que fizer mais sentido para você. Só tome cuidado para não perder mais tempo pensando em categorias que efetivamente organizando os e-mails!
Se SIM, você pode resolver na hora (se levar menos de 2 minutos) ou organizar de outra maneira se levar mais tempo. O que seria outra maneira? Aqui você pode fazer de dois jeitos:
- Criar um evento no Calendário ou jogar para o Google Tarefas;
- Criar uma pasta / marcador chamado “Fazer” ou “@ Ação” e colocar o e-mail nela.
Mais uma vez: não tem certo ou errado, mas o que funciona para você.
Se usar marcador, sugiro utilizar o recurso de Caixa Prioritária do Gmail, de modo que mantenha na tela os e-mails não lidos e o que estão no marcador de ação.
Você também pode criar um marcador para tudo o que está “@ Aguardando” de terceiros.
Rotina
Dessa maneira, você consegue organizar muito rapidamente cada e-mail que chega, e executar esse ação todos os dias para manter a sua caixa de entrada sob controle.
Uma vez por semana, revise o que colocou nos marcadores de ações (suas e de terceiros) para atualizar.
