Sabe quando aquele chefe de departamento começa a falar e falar e falar e falar e, no fim das contas, acaba não dizendo nada? Isso é ser prolixo.
A definição do dicionário ajuda a esclarecer um pouco mais o significado. Prolixo é um adjetivo que quer dizer “demasiadamente longo; que faz uso de palavras em excesso ao falar ou escrever; muito demorado em explicações simples; que se torna cansativo aos ouvintes.”
Não adianta nada encher o seu discurso de palavras bonitinhas se elas não vão ajudar a pessoa que está ouvindo a entender o que você quer dizer. Ser prolixo demais é um grande empecilho na comunicação dentro de uma empresa,em que tudo precisa ficar bem claro e entendido. Você, como colaborador, pode tentar enxugar seu discurso para ser melhor compreendido por seus colegas e chefes.
Confira 5 dicas para ser menos prolixo na sua comunicação. E, para seguir nosso próprio exemplo, vamos começar logo:
1 – Vá direto ao ponto
Esse primeiro passo já é algo em que muita gente tropeça. Quando você for começar a sua fala, evite longas histórias e introduções. Se você perder a atenção do seu interlocutor logo no começo, dificilmente vai conseguir fisgá-la de novo depois.
Pegou o microfone (literal ou figurativo) na mão? Diga exatamente o porquê você está falando. Vá direto ao ponto. Está perguntando algo? Faça a pergunta primeiro e depois diga o contexto. Está respondendo algo? Então responda logo de cara – se a resposta exigir uma explicação mais longa, pelo menos resuma um pouco antes de partir para os detalhes. Vai começar uma apresentação? Deixe evidente, logo no início, sobre o que você vai falar e qual a importância disso.
Se, no começo desse texto, eu tivesse passado dez parágrafos só enrolando sobre a importância da comunicação dentro de uma empresa e o significado da palavra “prolixo”, sem te dar nada da informação que você veio buscar, eu estaria sendo bem prolixo – e hipócrita.
2 – Seja breve
O que nos leva ao segundo ponto: se você quer ser menos prolixo e mais direto, lembre-se que “menos é mais”.
É muito provável que as pessoas com quem você está falando tenham separado um horário de seus dias de trabalho para ouvir o que você tem a dizer. Por isso, não desperdice o tempo delas. Depois que a reunião acabar, elas ainda têm muito trabalho para fazer, e pega mal para você se a impressão que fica é de que elas perderam tempo te ouvindo.
Para ser breve, você tem que considerar o seu discurso com atenção: o que eu vou dizer e o que pode ser deixado de fora? Você precisa ser conciso e preciso se quiser ser bem entendido.
Corte palavras, histórias e voltas desnecessárias. Esteja atento ao seu tempo e ao público.
Não é sobre ser vago ou curto demais, é sobre valorizar a sua mensagem e não desperdiçar o tempo dos seus ouvintes.
3 – Planeje a sua fala
Pense antes de falar. Um grande problema durante reuniões e apresentações é que as pessoas começam a falar sem saber onde querem chegar. Com isso, acabam dando voltas e voltas sem chegar a lugar algum.
Isso é ruim não só porque confunde os seus interlocutores, mas também porque faz a sua mensagem parecer menos importante.
Se é você quem vai liderar alguma dessas situações, planeje com antecedência os principais pontos que vai trazer e treine tudo que quer falar. Se você fazer isso com um cronômetro, também vai ter uma noção se está dentro do tempo e pode encurtar trechos conforme a necessidade.
Você não precisa ter um discurso preparado palavra por palavra. Contudo, traçar tópicos importantes que não podem faltar durante a reunião é um jeito de mantê-la nos trilhos.
4 – Facilite a compreensão
Dentro de um ambiente de trabalho, a comunicação precisa ser clara e concisa. Por isso, é importante entender algumas técnicas práticas e nuances de discurso que vão fazer você ser compreendido com mais tranquilidade.
A primeira delas: sempre que possível, prefira a voz ativa. Ao invés de dizer “as metas foram alcançadas pela equipe”, diga “a equipe alcançou as metas”. A primeira frase é um exemplo de voz passiva. Nela, o sujeito “as metas” está sofrendo a ação “alcançar”. No segundo exemplo, de voz ativa, o sujeito é “a equipe”, e ela está realizando a ação “alcançar”.
A voz ativa é direta, clara e não deixa espaço para confusão sobre quem está fazendo o quê. A voz passiva, por outro lado, pode confundir sua mensagem e torná-la menos direta.
Nessa mesma linha de não dar espaço para a confusão está a próxima dica prática: evite jargões.
Toda área tem o seu próprio conjunto de terminologias e jargões. Eles podem até ser entendidos dentro do próprio campo, mas podem ser uma barreira de comunicação para quem não está familiarizado. A mensagem pode até ser simples, mas lotá-la de termos e siglas específicas pode confundir seu público e tornar o recado complexo e, aparentemente, inacessível.
Em vez disso, tente usar uma linguagem simples e clara que qualquer pessoa possa entender. Isso não significa que você precisa simplificar seu conteúdo, significa tornar sua mensagem o mais clara e direta possível.
5 – Peça feedback
Perguntas simples podem ser o bastante para avaliar se sua mensagem foi entendida corretamente: “isso faz sentido?” ou “ficou claro?” já são uma brecha para alguém te interromper e mostrar que algo precisa de mais clareza.Ao buscar feedback ativamente, você pode garantir que sua comunicação seja direta e eficaz.
Também é interessante pedir um feedback geral da reunião – não logo depois que ela acaba, onde é comum que as pessoas digam que foi legal só para não te magoar. Espere um tempo, converse com alguém individualmente e peça um retorno sincero de como foi o papo. Feedback é extremamente importante para saber se você foi claro o bastante e também onde pode melhorar. Use o feedback como uma ferramenta para melhoria e crescimento contínuos.
É claro que tudo isso requer bastante prática e esforço. Continue treinando e se dedicando para se comunicar cada vez melhor no trabalho, e isso vai facilitar muito a sua vida profissional.
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